Le batching permet de mieux s’organiser.

Savoir s’organiser est une des clés de la réussite lorsque l’on est entrepreneur. Il faut gérer son temps, faire le tri entre les tâches urgentes et celles qui peuvent attendre, et  se fixer des objectifs clairs. Il existe une méthode qui permet de concilier tout cela, en boostant la productivité et en limitant le stress. Son nom ? Le batching, ou, dans la langue de Molière, la méthode des « lots ». Dans cet article, retrouvez nos explications pour appliquer cette technique redoutable à votre vie professionnelle et gagner en efficacité – ainsi qu’un conseil de Sébastien le Marketeur Français pour bien démarrer la journée.

Qu’est-ce que le batching ?

Le principe du batching est une grande simplicité. Cette méthode consiste à regrouper les tâches similaires et à les effectuer les unes après les autres. Par exemple, au lieu d’expédier les commandes de vos clients au fur et à mesure que vous les recevez, vous les envoyez toutes en même temps. Ou bien, vous dédiez une heure par jour à répondre aux commentaires laissés par les lecteurs de votre blog au lieu de réagir dès qu’un nouveau message apparait. Le batching est donc l’inverse du multitasking, qui s’avère fortement contreproductif : il requière que l’on se concentre sur une tâche donnée avant de passer à autre chose.  Il nécessite par ailleurs d’être pleinement concentré ; vous pouvez tout à fait faire des pauses régulières, mais évitez à tout prix les distractions. Selon les tâches à exécuter, les «  lots » peuvent être effectués une fois par semaine, deux fois par mois, une fois par jour… à vous de voir, en fonction de la nature des tâches et de leur urgence. Pour que la méthode soit pleinement efficace, il est bon, chaque soir, d’établir le programme du lendemain – ou même, chaque vendredi soir ou lundi matin, le planning de la semaine.

Pourquoi cela fonctionne si bien ?

• Le batching réduit le temps de mise en route. A chaque fois que vous entamez une nouvelle tâche, vous avez, comme votre ordinateur, une période de mise en route où vous devez vous préparer. Cette mise en route peut être entièrement mentale – par exemple, lorsque vous vous mettez dans un état propice à l’écriture –, ou tout à fait matérielle. Lorsque vous devez vous rendre à un rendez-vous, il vous faut ainsi vous habiller, vous préparer pour sortir, prendre le bus ou votre voiture… En vous évitant d’effectuer ces « mises en route » plusieurs fois par jour ou par semaine, le batching vous permet d’économiser du temps et de l’énergie.
• Le batching permet de mieux s’organiser.

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  L’organisation n’est plus un casse-tête ; désormais, vous avez un planning clair, avec de longues plages de travail dédiées à chaque tâche. Vous vous éparpillez moins.
• Il limite le stress. Une étude menée par des chercheurs de l’Université de Californie a démontré que les changements de tâches fréquents produisaient beaucoup plus de stress qu’une organisation de travail basée sur le batching.

Quelques exemples de batching

Les emails

Même si vous recevez des dizaines de messages par heure, résistez à la tentation de consulter votre boite email toutes les cinq minutes. Tim Ferris, l’auteur de la fameuse Semaine de quatre heures, reçoit parfois plusieurs centaines de messages par heure, et ne consulte cependant sa boite qu’une fois par jour. Il faut donc vous fixer un planning, et vous y tenir, même si cela sera sans doute très difficile au début. Vous réduirez ainsi le temps passé à lire et à écrire vos messages. Il est possible de prévenir vos destinataires de votre décision, en indiquant dans la signature de vos messages que vous y répondez toujours entre 16 et 18 heures, par exemple.

La lecture

Lire les blogs et publications consacrés à votre secteur est essentiel pour les webentrepreneurs ; limitez cette activité au maximum, en y consacrant quelques heures une ou deux fois par semaine.

Les rendez-vous professionnels

Au lieu de vous déplacer plusieurs fois par semaine, planifiez tous vos rendez-vous le même jour et au même endroit. Le gain de temps sera considérable.

L’écriture

L’écriture d’articles ou de textes de vente est une tâche redoutée et particulièrement intimidante, et le temps de mise en route est souvent long. Au lieu d’écrire un texte par jour, six fois par semaine, écrivez-les tous une seule fois, en vous bloquant une journée ou une demi-journée. Comme ça, le reste du temps, vous aurez l’esprit libre pour avancer sur des tâches tout aussi essentielles, mais qui passent souvent après.

Les appels téléphoniques

Etablissez chaque jour une liste de toutes les personnes que vous devez appelez, et téléphonez-leur à une heure donnée. Cela vous donnera une bien plus grande liberté et vous permettra en outre de choisir un moment où les gens sont plus disponibles.

Séparer les tâches administratives des tâches commerciales

Le batching vous permet de dissocier complètement ces deux aspects du métier d’entrepreneur, qui font appel à des compétences très différentes. Dédiez une journée par semaine à toutes vos tâches administratives, de l’affranchissement d’enveloppes aux paiements de facture, et vous verrez que, les autres jours, vous serez plus efficace pour gérer l’aspect purement commercial.

Un conseil de Sébastien le Marketeur Français

A la méthode du batching, Sébastien le Marketeur Français ajoute un truc qui vous aidera à commencer la journée dans les meilleures conditions possibles. Il vous conseille de toujours démarrer par une tâche « créatrice », c’est-à-dire une tâche qui crée une ressource à long terme pour votre entreprise. Cette tâche peut tout à fait être très  fastidieuse et intimidante, auquel cas vous la découperez en petits morceaux plus digestes et quotidiens. Cela ne doit pas seulement être quelque chose de difficile ; la tâche « créatrice » doit posséder une forte valeur ajoutée. Les objectifs que vous vous êtes fixés vous aideront à la définir ; cela peut être mettre au point un nouveau produit, concevoir un site internet, écrire un ebook… L’avantage de cette méthode, c’est que non seulement vous allez avancer plus vite sur cette tâche, mais qu’en plus vous commencez la journée d’un bon pied.

Le batching est extraordinairement efficace pour gagner du temps et être plus productif. En combinant cette méthode au conseil donné par Sébastien Le Marketeur Français, vous devriez être en mesure de vous organiser plus facilement et sereinement. Et vous, vous avez testé la méthode des lots ? Qu’en pensez-vous ? N’hésitez pas à nous laisser un commentaire pour nous donner votre avis !

“C’est par l’excellence de votre service après-vente que vous pourrez fidéliser vos clients.

Il existe un truc tout simple pour alléger son emploi du temps et ainsi gagner en productivité et en temps libre : faire le tri parmi vos clients en appliquant le célèbre principe de Pareto. Mis au point par un économiste italien il y a plus d’un siècle, ce principe peut être mis en pratique dans tous les aspects de votre vie professionnelle, et s’avère particulièrement efficace pour gérer la relation avec les clients.

Le principe de Pareto

Ingénieur et sociologue, Vilfredo Pareto est surtout connu pour son œuvre d’économiste. Père des concepts d’efficacité et de courbe d’indifférence, il nous a aussi légué le fameux principe de Pareto, qu’il a découvert en 1897 en étudiant la distribution de la richesse dans l’Angleterre du 19^ème siècle. Il s’est aperçu que 20% de la population possédait 80% des terres, une relation mathématique qui était également valable pour d’autres pays et d’autres époques. Une découverte surprenante, qui restera cependant méconnue jusqu’à ce que des économistes américains s’y intéressent après la seconde guerre mondiale.

… et son application concrète

En 1949, George K. Kipf met ainsi au point la loi de Zipf en s’inspirant de Pareto. Ce philologue se penche tout d’abord sur la distribution des mots dans les textes littéraires, avant d’appliquer sa loi à d’autres domaines. 20 à 30% des ressources, dit-il, sont responsables de 70 à 90% des activités humaines. En marketing, cela signifie que 20% des clients apportent 80% du chiffre d’affaires – et qu’il faut par conséquent leur consacrer davantage de temps.

Faire des 20% des clients heureux

La première chose à faire est d’analyser votre activité, et d’identifier ces 20% de clients qui font vivre votre entreprise. Cela peut-être des clients qui disposent de grosses ressources et dépensent beaucoup, ou bien des clients réguliers. Il faut absolument faire en sorte que ces clients soient les plus heureux possible et qu’ils ne vous quittent pas pour d’autres horizons. En effet, il est bien moins coûteux et bien plus facile de conserver des clients que d’en séduire de nouveaux.

C’est par l’excellence de votre service après-vente que vous pourrez fidéliser vos clients.
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• Offrez-leur des remises spéciales.
• Faites leur un cadeau pour les remercier d’un achat.
• Écrivez-leur des emails personnalisés.
• Offrez-leur un bon repas et l’occasion de vous rencontrer.
• Mettez-les en avant dans votre blog ou dans votre newsletter.

Le principe de Pareto est une aide précieuse pour faire le tri entre les clients les plus fidèles et les plus essentiels, et les clients qui vont et qui viennent. Vous pouvez l’utiliser pour bichonner ceux qui font vivre votre entreprise, sans pour autant négliger les autres. Et vous, avez-vous déjà mis en pratique le principe de Pareto ? Si oui, n’hésitez pas à nous raconter votre expérience dans les commentaires ci-dessous !

Effectuer plusieurs tâches à la fois est contreproductif.e

Répondre aux emails, démarcher de nouveaux prospects, mettre à jour ses profils sur les réseaux sociaux, faire sa comptabilité, alimenter ses blogs en contenu, répondre au téléphone, contacter les fournisseurs, lancer des campagnes marketing, développer des sites internet…  Le métier d’entrepreneur est composé, au quotidien, de tâches toutes aussi nombreuses que diverses. Face à cette accumulation de travail, il est essentiel de faire le tri et de se fixer des priorités pour ne pas perdre la tête et passer le plus clair de son temps à son bureau.

Faire plusieurs tâches à la fois : une pratique dangereuse

Il est difficile de ne pas faire plusieurs choses à la fois lorsqu’on est entrepreneur, tant ce métier a de facettes. Et pourtant, toutes les études menées sur le « multitasking » montrent à quel point le fait d’effectuer plusieurs tâches en même temps est contreproductif.

Effectuer plusieurs tâches à la fois est contreproductif.
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Etablir des priorités

Votre temps, votre énergie et vos ressources ont des limites, et pour être vraiment plus efficace, il vous faut faire le ménage entre le nécessaire et le superflu, l’urgent et ce qui peut attendre, ce qui vous rapporte beaucoup d’argent et ce qui n’est si rentable. Les priorités à établir varient selon les entreprises, et c’est à vous de prendre du temps pour établir une stratégie. Même dans les moments de stress, pensez à prendre du recul pour ne pas vous perdre dans des tâches superflues. Soyez par ailleurs conscient que vos priorités peuvent changer, et que la flexibilité est indispensable. Appliquer le principe de Pareto à votre liste de tâches vous permettra d’y voir pus clair ; vous pourrez réfléchir sur le rapport entre la difficulté d’une tâche et son importance, et ajuster vos priorités en conséquence.

Penser aux besoins de ses clients

Se mettre à la place de ses clients est une bonne façon de séparer le bon grain de l’ivraie. Imaginez ce qu’ils attendent de vous, et effectuez en priorité toutes les tâches correspondantes.

Déléguer

Déléguer ou avoir recours à l’outsourcing si vous n’avez pas d’employés est une bonne façon de se décharger de tâches essentielles mais qui prennent beaucoup de temps. Vous pouvez par exemple embaucher un assistant virtuel qui s’occupera de trier vos emails et de gérer vos bases de données.

Si le métier d’entrepreneur impose d’être polyvalent et très travailleur, il ne doit toutefois pas être synonyme de surmenage. Faire régulièrement le point sur ses objectifs pour mettre de côté et déléguer les tâches qui peuvent être confiées à d’autres vous permettra d’alléger votre emploi du temps et de gagner en efficacité. Et vous, comment faites-vous pour ne pas vous noyer dans vos tâches quotidiennes ? N’hésitez pas à nous laisser un commentaire ci-dessous !

Il vous faut essayer d’imbriquer votre vie professionnelle dans votre vie personnelle.

Faire passer les amis et la famille au second plan est un piège dans lequel tombent beaucoup trop d’entrepreneurs. Mais, à une époque où les nouvelles technologies nous permettent de travailler autrement, la donne a changé et il n’y a plus besoin d’accumuler les heures loin de votre foyer pour être efficace. Toutefois, si vous avez peur de négliger famille et amis, lisez cet article : nous vous y donnons cinq conseils que votre entreprise ne dévore pas votre vie familiale et sociale, mais aide au contraire à la développer.

Soyez plus productif

Etre plus productif vous permettra de passer plus de temps à la maison. Attention, il ne s’agit pas de travailler plus, mais de travailler mieux. Réduisez le temps passé devant votre ordinateur ou aux commandes de votre entreprise en vous fixant des objectifs précis, en évitant de vous perdre dans les réseaux sociaux, en faisant des courtes et fréquentes pauses, et en ayant recours à des rituels quotidiens pour augmenter votre productivité.

Ne visez pas l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Viser un équilibre total entre les deux, c’est-à-dire consacrer autant de temps à son entreprise qu’à sa famille et à ses amis, est non seulement irréaliste, mais sans doute peu profitable.

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Parlez de votre entreprise à la maison, mais pas trop

Etre entrepreneur s’accompagne de soucis et responsabilités qu’il est difficile de pas apporter à la maison chez soi le soir. Au lieu de vous plonger dans le mutisme, racontez ce que vous faites à vos proches ; il n’est pas question de vous plaindre, mais de leur expliquer pourquoi vous rentrez si tard le soir, ou pourquoi vous devez passer votre samedi matin au téléphone. Racontez-leur également vos échecs et vos difficultés ; ainsi, vous pourrez non seulement dialogue avec votre famille, qui regrette peut-être de ne pas plus profiter de votre présence, mais également partager vos valeurs et votre éthique de travail avec vos enfants, ce qui constitue un apprentissage très précieux.

Intégrez vos intérêts et votre passion dans votre entreprise

Vous êtes sans doute devenu entrepreneur pour vivre enfin de votre passion. Cependant, avec le quotidien, il est facile de perdre cela de vue. Si vous donnez un sens à votre travail, vous vous épanouirez en tant qu’individu, ce qui rejaillira fatalement de façon positive sur les autres aspects de votre vie. Cela peut être aider les autres, faire partager vos valeurs, côtoyer un milieu qui vous fascine… à vous d’essayer de réinjection un peu de passion dans votre entreprise.Echappez-vous

Si votre bureau se trouve chez vous, vous savez à quel point il peut être difficile de travailler chez soi. N’hésitez pas à tirer parti du nomadisme que nous offre la technologie pour partir en week-end ou en vacances, même lorsque vous ne pouvez pas vous libérer complètement. Par ailleurs, emmenez votre famille ou votre conjoint lors de vos déplacements professionnels, si voyages d’affaires et conférences ont lieu dans des endroits agréables.

En étant malin et en travaillant sur son efficacité personnelle, il est tout à fait possible d’être épanoui dans sa vie professionnelle sans sacrifier les autres choses qui vous tiennent à cœur. Et pour vous, dans quelle mesure votre entreprise vous aide-t-elle à vous sentir mieux dans votre peau d’ami, de parent et de conjoint ? Partagez votre expérience avec nos lecteurs dans les commentaires ci-dessous !

Il faut que votre vie personnelle nourrisse votre vie professionnelle, et vice versa.

Lorsque l’on est entrepreneur, il est facile de tomber dans le piège du surmenage, entre clients à satisfaire, employés à diriger, sites à et blogs à alimenter et produits à mettre au point. Or, travailler trop se révèle néfaste à plus d’un titre, et il n’y a rien d’héroïque à multiplier les heures au bureau et à se priver de week-ends et de temps libre. Au contraire, en plus d’être contreproductif, le surmenage est responsable de problèmes de santé, de stress, d’anxiété et de conflits familiaux. Voici donc nos conseils pour vous aider à trouver un équilibre votre vie privée et professionnelle et pour éviter que votre entreprise n’accapare tout votre temps libre.

De manière générale, les entrepreneurs travaillent plus que les employés ; le problème, c’est que lorsque l’on commence à accumuler les heures et à rentrer à la maison tard le soir, il est difficile de revenir en arrière, à tel point qu’adopter un emploi du temps allégé semble alors synonyme de fainéanter. Et pourtant, il est dangereux de ne pas avoir suffisamment de temps libre. Une étude conduite en Grande-Bretagne a ainsi montré que ceux qui travaillent plus de dix heures par jour ont 60% plus de chances de souffrir d’une maladie cardiaque que les autres. La leçon à en retenir : ne négligez pas votre vie personnelle, et prenez le temps de vous détendre.

Faites le point sur vos objectifs professionnels…

Il est nécessaire de définir avec précision les buts que vous souhaitez que votre entreprise atteigne. A partir de là, vous pourrez fixer des priorités. C’est lorsque l’on ne sait pas précisément où l’on se dirige que l’on risque de se perdre et de perdre du temps.

… et aussi sur vos objectifs personnels

La même chose vaut pour votre vie privée. Vous devez prendre le temps de faire le point sur vos objectifs et vos priorités. Ceux-ci peuvent être d’ordre familial, mais aussi sportif, artistique, associatif, intellectuel ou spirituel… tout ce qui vous rend heureux et vous permet de vous épanouir n’est pas superflu, mais nécessaire.

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Parlez-en à vos proches

Il peut être utile de parler, avec votre famille ou vos amis proches, de votre rapport avec votre entreprise. Exposez-leur clairement vos buts, et ouvrez le dialogue. Dites-leur également de vous faire remarquer lorsque vous parlez trop de votre travail à la maison.

Posez des limites

Sachez poser des limites claires, avec vos employés, mais aussi avec vos clients, sur les moments où vous êtes disponible, et les moments où les portes de votre entreprise sont fermées. Sachez déléguez pour vous libérer davantage.

Planifiez votre temps libre

De la même façon que vous organisez votre temps au bureau, établissez un planning pour votre temps libre ; accordez-vous de véritables week-ends, et inscrivez sur votre agenda les activités prévues, repas entre amis, sorties au cinéma, virée à la salle de sport ou cours de yoga.

Travailler trop n’est pas synonyme de travailler bien, loin de là. Au lieu de sacrifier votre vie personnelle au profit de votre entreprise, essayez de trouver un équilibre entre les deux : vous n’en serez que plus épanoui. Et vous, comment faites-vous pour concilier votre vie d’entrepreneur et vos loisirs ? N’hésitez pas à partager votre expérience avec nos lecteurs dans les commentaires ci-dessous !