Comment devenir un entrepreneur agile avec la méthode de la « mêlée »

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L’agilité consiste à casser les processus rigides et improductifs utilisés jusqu'à présent dans la production.
L’agilité consiste à casser les processus rigides et improductifs utilisés jusqu’à présent dans la production.

Cet article invité a été proposé par Michel du blog Changer-Gagner.

C’est ce qu’aurait aimé savoir George.

George et Jacques avaient partagé les mêmes bancs d’école dans leur jeunesse. Ils bossaient tous les deux dans le même domaine depuis des années. Chacun avaient créé une petite société de formation à distance. George savait que Jacques préparait un grand coup dans le domaine de la formation sur Internet. Piqué au vif et craignant d’être distancé, il se mit au travail aussitôt.

Mais, tandis que les jours, les semaines, les mois passaient, rien ne sortait. Oh, il ne procrastinait pas. Non, il bossait comme un fou, mais cela n’avançait pas. Tout simplement !

Le résultat ? George dut mettre la clef sous la porte, soufflé par un produit supérieur en qualité – un produit sorti très rapidement. Ce produit, c’était celui de Jacques ! Aujourd’hui  George rase les murs. Il est au bord du gouffre. Vous arrive-t-il parfois de vous sentir dépassé par les événements ? Voulez-vous finir comme George, avant même d’avoir commencé ? Entrepreneurs : devenez plus efficaces, devenez agiles

 

 Et si deveniez plus efficace – tous les jours ? Dans votre travail, vos affaires et vos projets ? Imaginez ce que vous pourriez réaliser de grandiose en menant vos projets tambour battant ? Supposez un instant que vous ayez le pouvoir de sortir vos produits un mois, deux mois, six mois avant le concurrent du coin de la rue !

 

  • L’agilité

L’agilité est utilisée depuis des années dans l’informatique. Elle est née sur les chaînes de montage d’automobiles au Japon, avec le Lean, le Kanban.

L’agilité consiste à casser les processus rigides et improductifs utilisés jusqu'à présent dans la production.
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La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez l’appliquer aujourd’hui à votre business – et même à vous ! Un nouveau produit, une publicité, une lettre de vente, le montage d’un nouveau blog, … Tout peut s’y prêter. Ce que l’on peut appliquer à des chaînes de montage ou au développement informatique peut s’appliquer à votre vie quotidienne, vos projets professionnels, quel que soit votre domaine. Initialement prévue pour gérer des équipes, l’agilité peut être aussi déclinée seul.

 

  • Scrum : la mêlée

Le moyen le plus simple d’être agile s’appelle Scrum. Cela signifie « mêlée » en anglais. Scrum est une méthode de gestion de projet qui :

  • améliore la fréquence et le nombre des « feed-backs »
  • réduit le « time to market »
  • augmente la qualité des produits livrés
  • permet de livrer à temps
  • et d’assurer au client une forte valeur ajoutée.

 

  • Définir les fonctionnalités du produit

Dans Scrum, on commence par lister les fonctionnalités du produit à créer. On appelle ces fonctionnalités des « user stories » (les termes sont en anglais pour la plupart). Ce sont en fait des cas d’utilisation. Autrement dit, c’est la description d’un scénario d’utilisation du produit.

Ces fonctionnalités sont listées dans ce que l’on appelle un « backlog de produit ». La plupart du temps il s’agit d’une feuille Excel avec une fonctionnalité par ligne. Chacune d’entre elles est priorisée : la priorité maximale est donnée à celles qui apporte la plus forte valeur ajoutée.

 

  • Des itérations appelées sprints

Scrum est une méthode itérative. On définit donc des itérations, appelées sprints. Elles durent en général 2 à 4 semaines. Au début de chaque sprint on définit un « backlog de sprint (un autre fichier Excel). Il contient les user stories les plus prioritaires en début d’itération.

 

  • Priorisation et estimation de charge

Les user stories les plus prioritaires sont (pour partie) celles qui apportent le plus de valeur ajoutée. La maîtrise d’ouvrage (vous) définit les priorités et la maîtrise d’œuvre estime la charge de travail pour chaque user story. En fonction de la capacité de travail de l’équipe pendant le sprint, on sélectionne des user stories et on les décompose en tâches de moins de 8h que l’on ajoute au backlog de sprint. Cela se fait lors d’une réunion de planification, le premier jour de l’itération.

 

  • La mêlée

Ensuite, chaque matin, l’équipe se réunit, debout, devant un tableau blanc où sont collés des post-its – un par tâche. On appelle cela la mêlée, ou « le Scrum meeting ». Ce tableau comporte trois colonnes, de gauche à droite :

  • à faire
  • en cours
  • terminé.

Au début de l’itération les tâches sont toutes dans la colonne de gauche (à faire). Les tâches les plus prioritaires sont en haut, les moins prioritaires en bas. Chaque membre de l’équipe choisit une ou plusieurs tâches pour la journée et la, ou les, place dans la colonne centrale.

Les tâches terminées sont placées dans la colonne de droite.

 

  • Le reste à faire

Un graphique appelé « burndown chart » indique, de façon claire, le nombre d’heures de travail qui reste à faire à l’équipe pour livrer tout ce qui devait être livré pendant le sprint. Quand une tâche est terminée, on réduit le nombre d’heures de travail restant à faire. On sait donc chaque jour si l’on est en retard ou pas – d’un seul coup d’œil.

 

  • La démo de fin de sprint

À la fin du sprint, l’équipe présente à la maîtrise d’ouvrage ce qui a été fait pendant l’itération. Et cette dernière valide ou pas le travail effectué. Le maître d’ouvrage peut donc donner un retour toutes les 2 semaines et apporter des précisions en cas d’incompréhension.

 

  • La rétrospective

L’équipe se réunit ensuite, le même jour, dans ce que l’on appelle une « rétrospective de sprint ». Le but de cette réunion est de :

  • dire ce qui a marché et qu’il faut continuer à faire
  • dire ce qui n’a  pas marché, et trouver des solutions à ces problèmes.

Ce processus permet de s’améliorer au fur et à mesure que les itérations passent.

 

  • Et le cycle recommence

Le cycle recommence ensuite, avec une réunion de planification au début de l’itération suivante. On s’arrête quand l’une de ces conditions est remplie :

  • on n’a plus de budget
  • les fonctionnalités sont toutes implémentées
  • la date butoir est atteinte.

Les itérations et la priorisation font qu’à ce moment-là le produit répond en grande partie aux besoins exprimés tout au long des itérations.

 

En conclusion

Cela parait assez compliqué comme cela, mais en réalité cette méthode est très simple et très performante. Elle peut s’appliquer à une équipe ou à soi-même. Les maîtres mots sont :

  • flexibilité
  • adaptabilité
  • retour d’information
  • contrainte par le temps
  • priorisation.

 

Vous pouvez trouver de plus amples informations sur l’agilité et Scrum sur la rubrique agilité de mon blog

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À propos de Sébastien

(Le Marketeur Francais : Biographie)Sébastien, surnommé "Le Marketeur Français", est consultant en stratégie marketing, spécialisé dans la croissance explosive des petites entreprises.

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